PIM ist ja eigentlich das primitivste der Welt in Zeiten von Smartphones. Ach wirklich? Hast du denn noch Durchblick bei deinen aktuellen Aufgaben? 😉 Im folgenden fasse ich gerne meine eigenen Erfahrungen zu  dem Thema zusammen ….Zunächst möchte ich noch einmal klarstellen worum es hierbei gehen soll: Verwaltung von (offenen) Aufgaben, also klassisches todo-Management. Um das klarer zu machen, vielleicht noch mal eine feinere Unterteilung, was alles so im Alltag auf einen einprasseln kann, dass man „später machen“ könnte:

• neue Ideen – sollen für später mal gemerkt werden, aber auch schnell aus dem Kopf verschwinden
• Projekte – langwierige Dinge / Aspekte
• Vorsätze – Gewohnheiten und Wiederholungen, welche ich gerne einhalten würde
• Aufgaben – kleinere Dinge (1..2h), die ich gerne bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt haben will
• Notizen – sei es ein Kochrezept, oder eine Server-Doku
• Links – Webseiten und Videos die ein „Muss ich unbedingt mal lesen“ … „Kann ich bestimmt mal gebrauchen“ Vermerk haben

Ich beschränke mich hier aber wirklich nur auf die Verwaltung von persönlichen Aufgaben. Andere Dinge haben dort auch wirklich nichts zu suchen, da man sonst den Fokus verliert (vgl. „getting things done„-Methode z.B. im Talk vom 24C3). Ich will wissen was gerade ansteht und wenn ich Zeit habe, will ich rausbekommen wo ich am besten weitermachen könnte. Für die anderen Dinge gibt es eh viel schönere, weil spezialisiertere Werkzeuge.

Werkzeuge für Aufgabenverwaltung

Im Laufe der letzten Jahre hatte ich verschiedene Tools für diesen Zweck ausprobiert. Gerne fasse ich deshalb noch einmal kurz meine Erfahrungen zusammen, vielleicht hilft es dem ein oder anderen ja bei der eigenen Entscheidungsfindung, denn es gibt ja wirklich viel Software zu dem Thema. Meine Anforderungen sind mittlerweile auch recht konkret geworden:

• multi-device (Desktop, Laptop, Smartphone, Arbeits-PC bzw. externer Zugang)
• offline verfügbar
• einfache Bedienung
• keine Mandanten/Gruppen-Fähigkeiten

Etherpad

Die Software hat bestimmt jeder schon einmal genutzt, denn es gibt eine Unmenge an freien pad-Instanzen. Mehrere Benutzer können hier parallel an einer Textseite arbeiten, auch einfache Formatierungen werden dabei unterstützt. Neue Texte können einfach angelegt und über URLs angesprochen werden.
Die Einrichtung auf dem Server ist sehr einfach und erfordert keine großartigen Ressourcen.

Die Lösung hat bei mir einige Monate funktioniert, aber all zu schnell ist man dann doch wieder verleitet,  viele andere Sachen ins pad zu schreiben und schon verliert man den Überblick.

Vorteile:

• sehr intuitiv
• überall nutzbar
• erweiterbar durch Plugins
• hohe Verbreitung, bewährte Funktionsumfang

Nachteile:

• keine App und nur eingeschränkt auf mobilen Geräten nutzbar
• keine Offline-Syncronisation
• unnötige Teamfunktionen (Chat, Highlightning, …)

todo.txt

Was so klingt wie eine der Dateien, die wohl jeder von uns schon mal angelegt hat, ist in Wirklichkeit eine eigene Dateispezifikation. Kurz: eine einfache Textdatei, wo pro Zeile eine Aufgabe beschrieben wird. Dabei sind eigene tags nutzbar (Kontexte und Projekte), sowie Prioritäten (A-Z). Erledigte Aufgaben können gelöscht, oder in eine done.txt verschoben werden.
Es gibt zahlreiche Editoren für die Datei, ich fand jdotxt eigentlich sehr einfach und komfortabel. Das Syncronisieren der Datei kann man über verschiedenste Dienste sicherstellen, bei mir war es meine Nextcloud (fka. Owncloud).

Auch diese Variante hat einige Monate sehr gut für mich funktioniert und die tags sind eine wirklich gute Idee zum Strukturieren. Leider aber kam es dann doch öfters als erwartet zu Konflikten bei der Syncronisation (wohl eher ein Problem des damaligen Owncloud). Auch die fehlende Weboberfläche (nur einfacher Editor in Owncloud) machte das Ganze doch irgendwie sperrig zu nutzen. Auch Schien mir zumindest bei jdotxt eine einschränkende Sicht für „aktuell zu erledigen“ zu fehlen.

Vorteile

• einfache Textdatei (Nutzung von Versionskontrolle, Backup, … Migration möglich)
• minimalistisch
• viele verschiedene Clients

Nachteile

• keine einfache Weboberfläche

Taskboard

Die gemeinhin als Kanban bekannte Darstellungstechnik ist in vielen Tools umgesetzt worden. Eine sehr schlichte und einfache Implementierung ist taskboard.
Man kann beliebig viele Spalten anlegen, welche die Aufgaben-Kärtchen durchlaufen müssen. Privat reichen da sicherlich „wartend“, „Aktuell“, „Erledigt“. Man kann auch mit den Karten selbst arbeiten und z.B. farblich bzw. durch Kategorien eine gewisse Ordnung herstellen.

Obwohl das Rumschubsen der Karten auch Zufriedenheit schafft, hat sich die Lösung bei mir leider nur einige Wochen gehalten.

Vorteile

• optisch ansprechend
• sichtbar was erledigt ist

Nachteile

• keine App und mobil kaum nutzbar
• nicht offline verfügbar
• eher längerfristige Aufgaben und Projektmanagement
• Keine automatischen Termine

Owncloud tasks und markdown-Dateien

Da ich wie bereits oben beschrieben, eine Nextcloud/Owncloud habe und sie im Laufe der Jahre auch immer stabiler wurde, habe ich die Verwaltung meiner Todos mittlerweile darauf ausgelagert.

Es gibt dazu ein passende tasks-App, welche auch unter NC läuft. Mit einer einfachen Oberfläche kann man die Aufgaben anlegen und ggf, in einer Hierachie anordnen. Ebenso ist es möglich Sichten basierend auf der Priorität, oder dem Ablaufdatum, Fortschritt und Kategorie zu erhalten. Im Hintergrund werden hier dann per CalDAV sog. VTODO Einträge erzeugt, so dass auch andere Clients darauf zugreifen können. Übrigens, auch per Kommandozeile.

Die Integration in Android lässt meiner Meinung nach wenig zu wünschen übrig (mit opentasks und DavDroid ). So kann man die Aufgaben nicht nur betrachten und bearbeiten, sondern als Widget auch schnell im Überblick behalten und Aufgaben abhaken 🙂

Auf dem Desktop arbeite ich leider immer noch mit der Weboberfläche. Denn Thunderbird ist im Zusammenspiel mit Nextcloud wirklich sehr zickig, ebenso ist mir conky zu langwierig einzurichten. Mit QOwnNotes gibt es einen hübschen Client, der es auch ermöglicht aus Notizen schnell todos zu erstellen. Leider benötigt dieser aber 2 weitere Owncloud Apps und auch eine relativ neue Version von QT, weshalb ich dann doch darauf verzichtet habe. Wer es braucht, erhält mit Tasks Plus auch eine erweiterte App, auf die ich aber bisher gut verzichten konnte 😉

Diese Lösung läuft bei mir bis heute seit vielen Monaten stabil. Allerdings bin ich auch hier leider nicht konsequent geblieben und nutze die Subtasks schon fast für Projektmanagement. Bloß bringt es halt wenig, wenn man seit Wochen 10 offene große Blockaufgaben hat …
Auch ist mir die Eingabe der Aufgaben fast noch zu kompliziert, weshalb ich parallel in der Cloud noch markdown formatierte Dateien habe. Damit lassen sich schnell Einkaufslisten schreiben und die heutigen (kleinen) Aufgaben visualisieren, sowie zwischen Woche und allgemeiner Liste verschieben. Viele der oben genannten Punkte sind dann auch als markdown in seperaten Dateien und Ordnern gelandet und so hat man dann doch wieder alles zusammen 🙂

Fazit

Einige weitere Tools habe ich bisher noch nicht getestet. Öfters lese ich zum Beispiel vom taskwarrior, andere Apps sind mir dann aber doch zu einfach z.B. Mirakel. Kommerzielle Lösungen, wie etwa wunderlist sind für mich persönlich auch nicht interessant. Zum einen weil ich meine Daten ungern preisgebe, zum anderen weil diese Plattformen meist doch dazu tendieren, für Private zu komplex zu werden.

Ähnlich wie im RL, lässt sich das kleine Notizbuch oder die Zettelsammlung dann doch nicht wirklich vermeiden. Oft braucht man etwas einfaches und verfügbares, um den Überblick über seine Aufgaben nicht zu verlieren. Und natürlich auch, um die Lust nicht zu verlieren, seine Sachen permanent zu strukturieren! Sicherlich muss man nicht dogmatisch sein, aber einen Überblick zu haben, hilft eben zur richtigen Zeit die wichtigsten Dinge erledigt zu haben. Wenn das oft klappt, reicht es ja schon und der Prokrastination ist ein Schnippchen geschlagen 🙂 Ab und zu die offenen Todos zu sichten und unnötigen Kram bei Zeitknappheit über Bord zu werfen, ist natürlich auch nötig für hohe Produktivität. Aber natürlich gibt es da noch weitere Aspekte und vielleicht ist es ja auch der Technikkram selbst, der uns vom Dinge erledigen abhält…